Uutiskirje 4/2019

Vaarallinen verkosto -hankkeen kuulumisia

Vaarallinen verkosto – hanke alkaa olla loppusuoralla. Hanke painottui pitkälti Vaara-kirjastojen rakenteiden tarkasteluun ja kirkastamiseen, jotta ne mahdollistaisivat arjen sujumisen vaivattomammin. Hankkeen aikana pyrittiin myös lujittamaan Vaara-kirjastojen yhteistä suuntaa. Hanke oli sinänsä poikkeuksellinen, että siinä tarvittiin paljon kirjastojen esimiesten näkemyksiä ja tietoa. Olisi ollut mukava olla koko henkilöstöön enemmän yhteydessä, mutta hankkeen lyhyen toiminta-ajan takia sitä oli haastava toteuttaa.

Mitä näkyvää hankkeen aikana siis tehtiin?

Keväällä pidettiin 4 koulutuspäivää: 3 esimiehille ja 1 koko Vaara-kirjastojen henkilökunnalle. Näissä keskusteltiin käytänteistä ja tuotiin olemassa olevia toimintatapoja näkyväksi. Koulutuspäivien anti ja siellä tuotettu materiaali toimivat pohjana myöhemmälle työlle.

Työryhmätoimintaa selkeytettiin siten, että viralliset työryhmät ja niiden kokoonpanot päätettiin ja niistä kaikista tehtiin Vaara-kirjastojen yhteisiä. Työryhmätoiminnalle tehtiin yhteiset ohjeet ja jatkossa työryhmien toimintaa seurataan ja heidän ehdotuksiaan käsitellään Vaara-johtajien kokouksissa.

Joensuun seutukirjaston rakenteita selkeytettiin esimerkiksi kirjoittamalla auki eri erimiesroolien tehtävät ja vastuut. Palvelupäälliköiden roolia edustamansa palvelun asiantuntijoina tuotiin enemmän esiin. Joensuun pääkirjaston henkilöstörakenteita muokattiin hieman arjen kannalta toimivammaksi.

Luotu organisaatioesittely (Prezi) ja organisaatiokaavioita eri näkökulmista Joensuun pääkirjaston, seutukirjaston ja Vaara-kirjastojen tasolla. Luotu vuosikellot Vaara-johtajille, seutukirjastolle, työryhmille ja ake-toiminnalle.

Uudistettu kokouskäytäntöjä vähentämällä päällekkäisiä kokouksia ja tehostamalla tiedottamista. Näkyvin muutos on se, että Vaara-johtajien kokouksiin osallistuu jatkossa seutukirjastosta vain kirjastopalvelujohtaja. Työryhmienvetäjät ovat paikalla silloin, kun heidän asioitaan on käsittelyssä. Uudistuneessa seutukirjaston kokouksessa puolestaan ovat mukana seutukirjaston kaikki johtajat, pääkirjaston palvelupäälliköt ja tiimivastaavat sekä henkilöstön edustajat. Pääkirjaston esimiesten sekä nk. pikku-joryn kokoukset lakkautettiin ja sulautettiin osaksi seutukirjaston kokousta.

Näiden isompien kokonaisuuksien lisäksi on tehty joitain pieniä yksittäisiä asioita kuten hankemuistilista hankkeen toteuttamiseen ja rajapintojen tarkastelua Vaara-kirjastojen kuntien kirjastoasioiden päätöksenteossa.

Ake-Vaara-sivustolta löytyy paljon hankkeen aikana tehtyjä materiaaleja. Vaara-kirjastoja koskevat hankemateriaalit ovat nähtävissä myös kirjaston M-asemalla kansiossa ”Vaarallinen verkosto -hankkeen materiaalit”. Pelkästään seutukirjastoa koskevat materiaalit löytyvät N-asemalta: Hallinto – Hankkeet – Vaarallinen verkosto – Seutukirjaston materiaalit.

Nyt tehtyjä muutoksia ja toimenpiteitä testataan käytännössä ja tarvittaessa muokataan toimivampaan suuntaan. Syksyllä hankkeen puitteissa pidetään vielä koulutuspäivä esimiehille esimiestyöstä sekä yhteinen koulutuspäivä Vaara-kirjastojen henkilökunnalle teemalla työelämätaidot. Hankkeen aikana syntyi monia ideoita ja kehitysehdotuksia, joita työstetään vielä tulevinakin vuosina.

Lokakuun alusta alkaen Suvi Pirnes-Toivanen hoitaa hankkeen viimeistelyt ja Vesa Liminka järjestää hankkeen koulutukset. Itse siirryn Vaarojen lapset lukemaan -hankkeen ajaksi kirjastovirkailijaksi Polvijärvelle.

Eli näkemisiin jatkossakin!

Terveisin
Camilla
Vaarallinen verkosto -hanketyöntekijä

Vastaa

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.